Como organizar os documentos

Muitas vezes precisamos de certos documentos e sempre sofremos para encontra-los. Veja como você pode organizá-los corretamente.

Quem é que nunca preciso procurar um documento ou papel importante, como a nota fiscal de um produto que precisa ser encaminhado para a assistência técnica e no fim, não encontrar? Gastar tempo e energia na procura de documentos é algo muito comum na vida de muitas pessoas, sendo estas situações típicas que causam irritação e até mesmo estresse, principalmente quando o procurado não é encontrado. No entanto, tal situação pode ser revertida, isto é, pode ser facilmente evitada tomando algumas medidas simples e úteis para organizar e manter em ordem os documentos em casa ou no escritório. O primeiro passo para que você consiga organizar os documentos e consequentemente facilitar a sua vida em relação este problema é organizar os papéis por assuntos, como contas, comprovantes de pagamento, documentos pessoais, declaração de imposto de renda, carnes e assim por diante. Uma dica super interessante para este ponto é utilizar pastas de cores diferentes para armazenar tais papéis, sendo que para facilitar ainda mais a procura posterior de algum documento, cole adesivos com a respectiva denominação da pasta, como por exemplo, ‘contas a pagar’, ‘comprovantes’, ‘contas pagas’, ‘documentos pessoais’ e outros.

Caso a pasta que você adquiriu possui divisórias, procure ser mais específico e crie categorias para cada documento, ou seja, a pasta ‘contas pagas’, por exemplo, pode ser dividida em contas de água, de luz, de cartão de crédito, de telefone, de mensalidade da escola e faculdade, do condomínio e assim por diante. Outra dica a respeito das pastas com divisórias é arquivar, sobretudo, as contas separadas por mês. Algo muito importante em relação aos documentos é o tempo que você deve armazená-lo, isto é, você não precisa guarda todos os documentos de sua vida no armário, para cada documento há um tempo de validade, por exemplo, para recibos de extratos bancários, aluguel, contas de águas, IPTU, Imposta de Renda, e outros devem ser armazenados por aproximadamente 5 anos. As constas de energia, de telefone, de cartão de crédito e outras devem ser guardadas por 2 anos. Para documentos de licenciamento e seguro obrigatório do automóvel o tempo é menor, ou seja, apenas um ano, enquanto os documentos de seguro de vida, de imóvel e automóvel, testamento e inventário podem ser eliminados depois de cada renovação do mesmo.

Para as notas fiscais de compras de valores altos, contratos de assistência técnica, notas de produtos eletrônicos, documento do carro, garantia e outros é importante guarda-los até que percam a utilidade, sejam vendidos ou doados. É indicado que a cada ano você confira todos os documentos das pastas para saber o que ainda vale e o que já pode ir para o lixo, pois guardar muitos papéis além de dificultar na hora de procurar um documento específico, atrapalha e ocupa espaço. Após ter todos os documentos separados e devidamente organizados, procure um local adequado para guarda-los, seja uma gaveta, uma divisória do armário, um canto da escrivaninha, caixas, enfim, o importante é que você não se descuide para que a desorganização volte a reinar em seus documentos.

Publicado por Maikon
Revisado em 27/08/2014

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